1、對(duì)于不同文件的存放鋼制文件柜樣式也要不一。除了少數(shù)保存私密文件的柜類(lèi)之外，盡可能在保存文件時(shí)使用帶玻璃門(mén)的文件柜，文件柜上面都是可以貼個(gè)小字條來(lái)做標(biāo)識(shí)的，做好標(biāo)識(shí)后再找文件就可以一目了然了。

2、專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。一般情況下，只要公司的一個(gè)人來(lái)管理文件柜就行，因?yàn)槲募姆胖煤蜌w檔也是只有他最清楚，你想啊，如果幾個(gè)人同時(shí)管理的話，文件存取然后再放置的習(xí)慣和規(guī)則不一樣，自然就會(huì)亂套的，所以說(shuō)公司的制度或者習(xí)慣也很重要，再有就是，新文件和用過(guò)的文件要及時(shí)的整理。

3、所有文件分為三大類(lèi)，每個(gè)大類(lèi)下面在分為很多的小類(lèi)，每類(lèi)可以占用多個(gè)文件柜，但是每個(gè)文件柜不可放入不同大類(lèi)的文件。每個(gè)小類(lèi)可以占用多個(gè)文件夾，但是每個(gè)文件夾放入不同小類(lèi)的文件。第一個(gè)大類(lèi)是公司管理相關(guān)類(lèi)的文件。第二大類(lèi)是與客戶(hù)有關(guān)的文件。第三大類(lèi)是一些圖書(shū)雜志。這樣分類(lèi)下來(lái)管理會(huì)好的很多的。